Stosowanie systemu ECTS opiera się o następujące dokumenty:
§ Pakiet Informacyjny – w którym zawarte są informacje o kierunkach studiów, programach nauczania, regulaminie studiów, zasadach przyjęcia oraz przepisach administracyjnych uczelni. Pakiet będący swego rodzaju przewodnikiem adresowany jest do studentów i nauczycieli akademickich w uczelniach partnerskich. Ma pomóc im w wyborze odpowiedniego programu zajęć i zaplanowaniu studiów a także uzyskać praktyczne informacje. Pakiet aktualizowany jest co roku, najczęściej dostępny jest w formie publikacji lub w wersji elektronicznej.
§ Porozumienie o planach i programach zajęć – obowiązuje zarówno uczelnię macierzystą jak i zagraniczną oraz studenta. Student, po wybraniu uczelni, w której zamierza odbyć pewien okres studiów, wypełnia formularz zgłoszeniowy. W porozumieniu z koordynatorem ECTS wydziału macierzystego, ustala na podstawie pakietu informacyjnego uczelni przyjmującej program zajęć w tejże uczelni. Po przyjęciu wniosku studenta przez uczelnię przyjmującą, student oraz uczelnia macierzysta i przyjmująca podpisują porozumienie o programie zajęć, w jakich student ma uczestniczyć oraz liczbę punktów ECTS, jaka ma być przyznana za ich zaliczenie.
§ Wykaz zaliczeń – jest podstawowym dokumentem uprawniającym studenta do ubiegania się o pełne zaliczenie okresu studiów za granicą. Stanowi także potwierdzenie faktu odbycia studiów za granicą dla przyszłych pracodawców. w wykazie odnotowuje się wszystkie przedmioty i zajęcia w których student uczestniczył wraz z uzyskaną liczbą punktów oraz ocenami przyznanymi zgodnie ze skalą ocen stosowaną w danej uczelni. Połączenie punktów i stopni daje odpowiednio „ilościowy” i „jakościowy” opis pracy studenta w okresie studiów za granicą. Wykazy zaliczeń studenta z uczelni macierzystej dołączane do formularzy zgłoszeniowych są szczególnie pomocne przy podejmowaniu decyzji przez uczelnie przyjmującą.